Zjistit, jaká je aktuální velikost e-mailové schránky, je naprosto klíčové pro vaši každodenní bezproblémovou komunikaci. Pokud vás nebo vaše kolegy pravidelně trápí velké přílohy e-mailu, které zabírají místo, je nejvyšší čas přejít na moderní sdílení odkazů prostřednictvím některého úložiště. V tomto článku si vysvětlíme, proč je správa místa důležitá, a ukážeme si, jak snadno probíhá kontrola kapacity v Thunderbirdu i ve webmailu.
Proč je sledování kapacity vaší e-mailové schránky důležité?
E-mailová schránka má svůj pevně stanovený limit a jeho hlídání není jen otázkou pořádku, ale především funkčnosti. V momentě, kdy dojde k úplnému zaplnění kapacity schránky, nastává kritická situace: přestanete e-maily přijímat i odesílat.
Odesílateli se vaše zpráva vrátí jako nedoručitelná a vy se o důležitých informacích vůbec nedozvíte. Schránka se v ten moment chová jako plná poštovní schránka na domě. Dokud ji nevyberete, pošťák do ní nic dalšího nevloží.
Proč neposílat e-mailem velké přílohy?
Posílání objemných souborů přímo v e-mailu není dobrý nápad, protože zatěžuje servery i schránky příjemců. Doporučujeme držet se pravidla, že soubory větší než 5 MB nepatří do přílohy.
Místo vkládání souborů do e-mailu využijte například službu Nextcloud (vaše soukromé a bezpečné úložiště). Soubor jednoduše nahrajete na soukromé uložiště a příjemci pošlete pouze odkaz.
- Šetříte místo ve své i cizí schránce.
- E-mail odejde i přijde okamžitě.
- Máte kontrolu nad tím, zda je odkaz stále aktivní nebo chráněný heslem.
- Kdykoli můžete přístup k souboru zrušit.
Jak zjistit zaplněnost schránky?
Stav svého úložiště můžete zjistit dvěma hlavními způsoby:
- Webmail (webové rozhraní): Po přihlášení do vaší e-mailové schránky na adrese webmail.vasedomena.cz přes prohlížeč najdete informaci o zaplnění na konci stránky pod názvem Manage disk usage.
- Poštovní klient: Pokud používáte aplikaci v počítači, ta si informace o kvótě stahuje přímo ze serveru.
Kontrola kapacity v Thunderbirdu
V oblíbeném a námi doporučovaném poštovním klientu Mozilla Thunderbird najdete informaci o zaplnění velmi snadno:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na složku Doručená pošta (Inbox).
- Z nabídky vyberte možnost Vlastnosti.
- V horním panelu nového okna zvolte záložku Kvóta.
- Zde uvidíte grafické i procentuální vyjádření volného místa na serveru.
- Tip: Thunderbird často zobrazuje stav zaplnění i přímo v dolní stavové liště vpravo dole, pokud je tato funkce v nastavení zapnuta.
Co dělat, když je schránka plná?
Pokud zjistíte, že se blížíte k limitu, máte tři možnosti řešení:
- Promazání obsahu: Projděte si staré e-maily, zejména ty s velkými přílohami. Nezapomeňte po smazání vysypat koš, jinak se místo neuvolní.
- Uložení příloh mimo e-mail: Velké soubory, které si chcete ponechat, si stáhněte do svého počítače nebo na Nextcloud a následně e-mailovou zprávu ze schránky odstraňte.
- Navýšení limitu: Pokud pro svou práci potřebujete mít v e-mailu uložené velké množství dat dlouhodobě, můžete zažádat o navýšení kapacity schránky. Tato služba je zpoplatněna dle aktuálního ceníku.
Pravidelná kontrola a využívání odkazů namísto příloh zajistí, že vaše e-mailová komunikace zůstane vždy rychlá a spolehlivá.
